Zeiterfassung mit toggl
Kennst Du das? Da verbringst Du mal eine Stunde am Computer und deine Uhr behauptet, es seien aber schon 3 Stunden rum? Gerade wenn man z.B. seine Preis-Kalkulation nach dem Faktor Zeit macht, dann ist der Unterschied schnell relevant. Wie viel Zeit wir mit einzelnen Tätigkeiten verbringen – On- wie Offline – ist gefühlt immer kürzer als in der Wirklichkeit und gerade bei kreativen Berufen verschätzt man sich regelmäßig gewaltig in der zeitlichen Planung.
Ob nun die Vorbereitungen zu einem Shooting, das Shooting selbst oder die Abwicklung danach inklusive Bildbearbeitung – alles kostet Zeit. Um eine realistische Einschätzung des Zeitaufwandes zu bekommen, oder auch um bei größeren Projekten – ob nun bei Fotografie oder bei einem anderen Thema – einen Überblick über die aufgewandte Zeit zu bekommen, wäre es nötig, die Zeit zu protokollieren…
Ist es am Computer noch relativ leicht, nebenbei eine Excel-Datei zu führen, in der man selbst seine Start- und Endzeiten notiert, so ist es bei allen Nicht-Computer-Tätigkeiten schon deutlich schwieriger. Mal von der nötigen Disziplin abgesehen, an der es auch bei mir regelmäßig scheitert, bedarf es einer möglichst unaufwändigen, effizienten Lösung, mit der das Zeit-Tracking unkompliziert und möglichst von überall geht.
Eine spannende Lösung für dieses Problem stellt der Dienst
mit seinen Tools dar, die bei bis zu Teams von 5 Personen sogar kostenfrei angeboten wird – wenn auch nicht mit allen verfügbaren Auswertungen. Diese kostenfreie Lösung ist aber auf jeden Fall absolut ausreichend! Was bietet diese Dienst nun genau?
- Online und offline Zeiterfassung
- Zeiterfassung auf vielen Plattformen: Windows, Mac OS X, Linux, Android, iOS, Browser
- Erstellung von Projekten, Kundenprofilen, Aufgaben und Tags
- Echtzeit-Synchronisation zwischen den Apps und der Web-Anwendung
- Export-Funktion: Reports & Timesheets
- Markierung der Aufgaben abrechnungsfähig und gebührenfrei
- Erstellung eines Teams bis zu 5 Teilnehmern in der kostenlosen Version
So kann man also stationär am Rechner oder auch unterwegs seine Zeit protokollieren und – völlig kostenlos und einfach.
Über die Anwendung lässt sich der Zeitaufwand dann auch auswerten. Wie viel Zeit hat man womit verbracht? Arbeiten man überhaupt kostendeckend? Wo muss man nachjustieren? Vor allem hilft es, vom subjektiven Zeitgefühl hin zu einer objektiven Messung zu kommen.
Die Einrichtung ist absolut unkompliziert:
- Anmelden auf toggl.com
- Projekte und Kunden anlegen. Diese kann man auch jederzeit ändern/ergänzen
- Ggf. noch Mitarbeiter als „Teammitglieder“ hinzufügen
- Tools installieren als Tool, App, Erweiterung für Browser (Chrome) oder die Website als Schnell-Link einrichten. Ich persönlich empfehle die Desktop-Tools plus Apps.
- Loslegen mit der Zeitmessung!
Auf der Website kann man über den Menüpunkt „Reports“ die Tracking-Daten ansehen und analysieren. Es gibt die Möglichkeit, die Daten des kompletten Teams anzuschauen, die Daten nach Projekten, Kunden oder Usern zu sortieren und selbstverständlich Datentabellen zu exportieren.
Ich habe es schon erwähnt: all dies bedarf natürlich auch einer gewissen Disziplin. Arbeitet man durchgehend an einem Thema, ist es leichter, als wenn man öfter am Tag wechselt. Und den Tipp kann ich auch noch geben: Man muss nicht für jede Unterbrechung die Uhr anhalten. Kurzes Telefonat? Mal auf Toilette? Kurze Pause… ? Das sollte alles drin und kein Grund sein, dafür extra die Aufzeichnung zu unterbrechen und später wieder fortzusetzen.
Happy tracking!
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